Dematerializzazione e gestione flussi documentali
La dematerializzazione documentale
In considerazione delle evoluzioni normative e di mercato, attualmente la nostra ricerca si concentra sulla realizzazione di un prodotto innovativo nel campo della dematerializzazione documentale.
I processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati dal fatto di essere costosi, dall’avere un forte impatto ambientale, dalla mancanza di trasparenza, dalla difficile condivisione e archiviazione, dai tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, ecc. Con l’utilizzo di processi di dematerializzazione si introduce il concetto di gestione documentale informatizzata all’interno della Pubblica Amministrazione con la sostituzione del tradizionale supporto cartaceo in favore del documento informatico.
Gli obiettivi della dematerializzazione sono due: da una parte si adottano criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei; dall’altra si punta ad eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.
Gli strumenti informatici per la gestione del processo di dematerializzazione sono:
Protocollazione e gestione documentale
Workflow management systems
Classificazione e Fascicolazione dei documenti
Firma digitale
Posta elettronica certificata
I punti di forza del nostro prodotto: Ricerca semantica (Progetto di ricerca e sviluppo)
La ricerca semantica garantisce che il motore di ricerca comprenda il senso e dunque l’obiettivo di una domanda. Grazie a elaborati algoritmi, il motore di ricerca prenderà la richiesta/domanda dell’utente e ne estrapolerà il senso e le possibili interpretazioni. Potrà insomma andare a cercare in miliardi di pagine contemporaneamente con ben presente quale sia l’ambito ristretto dove muoversi. In pratica, questo nuovo approccio si basa sul significato delle frasi digitate dagli utenti, anziché sulle keywords.
I principali campi di applicazione riguardano:
Categorizzazione
Tali soluzioni sono solitamente usate per il tagging automatico dei documenti, per lo smistamento automatico della posta elettronica, per la classificazione di documenti in base alla tipologia, ecc…
Information extraction (ETL)
L’information extraction è l’estrazione di parti specifiche dal testo, per esempio di nel caso di una fattura l'importo il fornitore la data ecc.
Solitamente tali tecniche precedono algoritmi di trasformazione in una forma normalizzata per l'archiviazione in un database.
L'inserimento di un documento nella biblioteca di GeDoc consente di storicizzare il documento con l'immissione di metadati. Il sistema automaticamente registra la data e ora di inserimento e l'autore. Inoltre tramite la gestione di modelli documentali è possibile in qualsiasi momento associare un modello al documento; la gestione di questi indici (metadati) è parametrizzabile; è possibile gestire metadati di vario genere.
Check-in/Check-out
L'utente è supportato nelle fasi di revisione e modifica dei documenti, potendo apportare correzioni agli attributi (metadati, permessi e categorie documentali) e modificare i contenuti del documento stesso.
Versioning
Ad ogni modifica del documento tramite le funzioni check-in/draft, GeDoc genera la versione o la sotto-versione, tenendo traccia delle versioni precedenti e le rende disponibili all'utente che ne fa richiesta.
